SPONSORERET

Et firmaevent kan hurtigt udvikle sig til et større projekt, end arrangøren havde forestillet sig. Der skal findes lokaler, lægges budget, bookes leverandører og koordineres et program, som måske omfatter både oplæg, middag og underholdning. Samtidig skal der være styr på lyd, lys og præsentationsteknik, så gæsterne kan følge med, og dagens aktiviteter kan gennemføres uden unødvendige afbrydelser.

Det er netop derfor, eventplanlægning med fordel kan gribes an som projektledelse. Mange af de metoder, virksomheder allerede bruger til produktudvikling, implementering af nye systemer og interne forandringsprojekter, kan også anvendes, når et arrangement skal føres fra idé til virkelighed. Det gælder især arbejdet med mål, tidsplaner, budgetter og ansvarsfordeling.

En struktureret tilgang behøver ikke gøre arrangementet mindre kreativt. Tværtimod kan en tydelig plan give mere plads til at udvikle gode idéer, fordi arrangøren ved, hvilke rammer der skal arbejdes inden for. Når de praktiske forhold bliver håndteret tidligt, er der også mindre risiko for, at uforudsete problemer kommer til at dominere de sidste dage før arrangementet.

Begynd med målet, før du bestiller lokaler og leverandører

Den første opgave i ethvert projekt er at definere, hvad man ønsker at opnå. Det samme gælder et firmaevent, hvor formålet kan være alt fra at styrke relationerne mellem medarbejdere til at præsentere et nyt produkt eller samle kunder og samarbejdspartnere omkring et fagligt emne.

Formålet har direkte betydning for de beslutninger, der skal træffes. Hvis arrangementet primært handler om videndeling, kan gode lydforhold og tydelige præsentationer være vigtigere end en omfattende scenografi. Hvis målet derimod er at skabe en særlig oplevelse omkring en produktlancering, kan det visuelle udtryk spille en langt større rolle. Uden en klar prioritering er der risiko for, at budgettet bliver brugt på elementer, som ikke understøtter det egentlige formål.

Målgruppen bør også beskrives tidligt. Et internt arrangement for 80 medarbejdere stiller andre krav end en konference med 500 deltagere fra forskellige virksomheder. Deltagerantal, forventninger, behov for tilgængelighed og eventuelle internationale gæster påvirker både lokalets indretning og programmets opbygning.

Når målet og målgruppen er fastlagt, bliver det lettere at opstille et realistisk budget. Her bør arrangøren ikke kun medregne de mest synlige udgifter som lokaleleje og forplejning, men også transport, teknisk udstyr, personale, opbygning og eventuel nedtagning. Det kan være hensigtsmæssigt at afsætte en reserve til ændringer, fordi behovene ofte udvikler sig under planlægningen.

Budgettet bør samtidig fungere som et styringsværktøj frem for blot en liste over forventede udgifter. Hvis en ny idé bliver foreslået sent i processen, skal det være muligt at vurdere, om den skaber tilstrækkelig værdi i forhold til prisen, og hvilke andre poster den eventuelt påvirker. Den disciplin gør det lettere at bevare overblikket, også når flere medarbejdere bidrager til planlægningen.

Tidsplan, ansvar og leverandører skal hænge sammen

En af de største udfordringer ved større arrangementer er, at mange opgaver afhænger af hinanden. Scenens opbygning kan eksempelvis ikke planlægges endeligt, før lokalet er valgt, og den tekniske løsning kan være vanskelig at fastlægge, hvis programmet stadig ændrer sig væsentligt. Derfor bør tidsplanen vise mere end blot, hvornår de enkelte opgaver skal være færdige.

Det kan være nyttigt at arbejde med milepæle, hvor bestemte beslutninger skal være truffet. Først godkendes formål og budget, derefter vælges lokale og hovedleverandører, og senere fastlægges program, teknik og den detaljerede afvikling. På den måde bliver det tydeligt, hvilke beslutninger der skal være på plads, før projektet kan fortsætte.

Ansvarsfordelingen er mindst lige så vigtig. Hvis flere medarbejdere går ud fra, at en anden har bestilt mikrofoner eller sendt de endelige præsentationer til teknikerne, kan en tilsyneladende lille misforståelse skabe store problemer på selve dagen. Hver væsentlig opgave bør derfor have en ansvarlig person og en tydelig deadline.

For virksomheder, der arbejder med større konferencer, udstillinger eller firmaevents, kan teknisk projektledelse være en selvstændig disciplin. Lyd, lys, skærme, scenografi og eventuel streaming skal ofte koordineres med både program og lokale, og det kræver overblik over flere fagområder. Her kan en ekstern samarbejdspartner være relevant, især hvis virksomheden ikke selv har erfaring med større eventproduktioner.

AV Group arbejder blandt andet med audiovisuelle løsninger til konferencer, udstillinger, koncerter og firmaevents. Virksomheden tilbyder også teknisk projektledelse, 3D-visualisering og udlejning af udstyr til arrangører, der selv står for opstilling og afvikling. For en projektleder kan det være relevant at undersøge, hvilke opgaver der med fordel kan samles hos én leverandør, og hvilke virksomheden selv har ressourcer til at håndtere.

Valget bør dog altid afhænge af arrangementets størrelse og kompleksitet. En mindre fagdag med én oplægsholder kræver sjældent samme organisering som en stor konference med flere scener, internationale gæster og digitale deltagere. Det afgørende er at få afklaret behovet, inden leverandørerne bliver bedt om at udarbejde tilbud.

En enkel projektoversigt kan eksempelvis indeholde følgende punkter:

• Formål og succeskriterier: Hvad skal arrangementet opnå, og hvordan vurderes resultatet?
• Budget: Hvilke udgifter er godkendt, og hvor stor er reserven til ændringer?
• Milepæle: Hvornår skal lokale, program, teknik og leverandører være endeligt fastlagt?
• Ansvar: Hvem træffer beslutninger og følger op på de enkelte opgaver?
• Afhængigheder: Hvilke aktiviteter kan først begynde, når andre er afsluttet?
• Risici: Hvad kan forsinke eller forstyrre arrangementet, og hvordan håndteres det?

Oversigten behøver ikke være kompliceret. For mindre arrangementer kan et delt regneark være tilstrækkeligt, mens større projekter kan have gavn af et egentligt projektstyringsværktøj. Det vigtigste er, at oplysningerne er opdaterede, og at alle relevante personer arbejder ud fra samme plan.

Risikostyring og evaluering gør næste arrangement lettere

Selv en grundig plan kan ikke fjerne alle usikkerheder. En oplægsholder kan blive forsinket, vejret kan ændre forudsætningerne for et udendørs arrangement, eller en teknisk komponent kan svigte. Derfor bør risikostyring være en naturlig del af eventplanlægningen frem for en opgave, der først bliver taget op, når noget går galt.

Det første skridt er at identificere de forhold, som kan få størst betydning for arrangementet. Ved en konference kan det være problemer med lyd eller præsentationsteknik, mens et udendørs firmaevent kan være særligt afhængigt af vejret. Risikoen bør vurderes ud fra både sandsynligheden for, at noget sker, og konsekvensen, hvis det gør.

Derefter kan arrangøren beslutte, hvilke forholdsregler der er relevante. En reservecomputer kan være en enkel løsning, hvis hele programmet afhænger af digitale præsentationer. Ved arrangementer med livestreaming kan en alternativ internetforbindelse være værd at overveje, mens en tydelig plan for ændringer i programmet kan gøre det lettere at håndtere forsinkede oplægsholdere.

Tekniske prøver er også en vigtig del af arbejdet. Det er ikke tilstrækkeligt at kontrollere, at udstyret kan tændes; det bør afprøves under forhold, der minder om den faktiske afvikling. Mikrofoner, præsentationer, videoer og eventuelle forbindelser til eksterne deltagere skal fungere sammen, og de ansvarlige bør vide, hvordan der reageres ved fejl.

På selve dagen kan en detaljeret afviklingsplan være med til at skabe ro. Den bør vise, hvornår de enkelte programpunkter begynder, hvem der har ansvaret for overgangene, og hvordan arrangøren kommunikerer med leverandørerne. Ved større arrangementer kan det være hensigtsmæssigt at udpege én person, som har det samlede overblik og kan træffe hurtige beslutninger, hvis tidsplanen ændrer sig.

Projektarbejdet slutter dog ikke, når den sidste gæst er gået hjem. En evaluering kan give værdifuld viden om, hvilke dele af planlægningen der fungerede, og hvor der opstod unødvendige udfordringer. Det kan eksempelvis være, at budgettet holdt, men at der blev brugt for mange timer på ændringer i programmet, eller at den tekniske afvikling fungerede godt, mens kommunikationen mellem leverandørerne kunne have været tydeligere.

Evalueringen bliver mest brugbar, når den bygger på konkrete observationer. Deltagernes tilbagemeldinger kan suppleres med erfaringer fra projektgruppen og leverandørerne, så virksomheden får et mere nuanceret billede af resultatet. Det kan også være relevant at sammenholde de faktiske udgifter med budgettet og undersøge, hvilke ændringer der førte til ekstraomkostninger.

Når erfaringerne bliver dokumenteret, kan de genbruges ved kommende arrangementer. Virksomheden kan opbygge skabeloner til budgetter, tidsplaner og leverandøraftaler, så arbejdet ikke skal begynde forfra hver gang. Samtidig bliver det lettere at identificere de opgaver, hvor ekstern hjælp giver størst værdi, og de processer, som virksomheden med fordel kan håndtere internt.

Det gør eventplanlægning til mere end en enkeltstående praktisk opgave. Den bliver en del af virksomhedens arbejde med at forbedre processer, udnytte ressourcerne bedre og skabe arrangementer, hvor både deltagere og arrangører får mere ud af den tid og de penge, der bliver investeret.